نظام إدارة وثائق حكومي

المشكلة

كانت جهة حكومية تدير المراسلات والوثائق الداخلية عبر عمليات ورقية كثيفة وتخزين ملفات غير مترابط. كان استرجاع الوثائق بطيئًا وضبط الإصدارات غير متسقًا، وافتقر الفريق إلى نظام مركزي لتتبع حالة الوثائق والموافقات.

الحل

قدّمنا منصة لإدارة الوثائق وسير عمل المراسلات مع أرشفة منظمة وصلاحيات حسب الدور وسجلات قابلة للبحث. تم دمج النظام في سير العمل التشغيلي للجهة مع تدريب وتوثيق وخطة إطلاق على مراحل.

نطاق العمل

• • جمع المتطلبات ورسم سير العمل
• • تصميم وحدة الأرشفة والمراسلات
• • إعداد الصلاحيات وسير الموافقات
• • تهيئة البحث والفهرسة وسياسات الاحتفاظ
• • تدريب المستخدمين وتسليم إدارة النظام
• • الدعم خلال مرحلة التشغيل الأولى

التقنيات

النتائج

• ✓ مستودع مركزي للمراسلات والوثائق
• ✓ استرجاع أسرع عبر البحث والفهرسة المنظمة
• ✓ سير عمل أوضح للموافقات وتتبع الحالة
• ✓ تقليل الاعتماد على العمليات الورقية فقط